Chargé-e d’accueil, état civil, élections

Service : Accueil Etat-civil Elections

Type : Vacance emploi permanent

Catégorie : C

Description :

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Qui sommes-nous ?

La Ville d'Eybens, commune de 10 000 habitant-e-s de la première couronne de Grenoble Alpes Métropole, bénéficie d’une réelle attractivité grâce à sa qualité de vie, à la présence d’un important tissu économique et au développement d’une large palette de service public. Fort d’une équipe municipale issue d’une dynamique citoyenne et collaborative, la collectivité porte un projet fondé sur la triple ambition de faire de la Ville d’Eybens une ville écologique, durable et solidaire.

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Le poste :

La ville d’Eybens recrute un-e chargé-e d’accueil, état civil, élections sur un poste à temps non complet à compter du 1er octobre 2024.

Sous l’autorité de la responsable du service et au sein d’une équipe de 4 personnes, vous serez amené-e à participer à l’activité générale du service

Dans ce cadre, vous aurez en charge d’accueillir et renseigner le public en matière d’affaires générales, d’état civil, d’élections et de cimetière. Vous devrez appliquer la règlementation et participer à la préparation et l’organisation de tous les scrutins en lien avec la responsable du service.

MISSIONS :

Accueil des usagers :

• Accueil et renseignement des usagers du service sur place ou par téléphone
• Accueil et orientation des usagers de l’hôtel de ville
• Gestion du standard téléphonique de la ville
• Orientation du public vers les services ou organismes compétents
• Traitement des demandes de formalités administratives : cartes nationales d’identité, passeports, légalisations de signature, certificats divers, attestations d’accueil, recensement militaire, débits de boissons, déclarations de syndicats professionnels, autorisation de stationnement de taxis.
• Mise à jour des tableaux de suivi.

Etat civil :

• Instruction des demandes relatives à l’état civil : reconnaissance, déclaration de naissance, mariage, livret de famille, adoption, parrainage civil, changements de prénom ou de nom, enregistrement des déclarations, des modifications et des dissolutions des Pactes Civils de Solidarité.
• Audition des futur(e)s époux/épouses pour les mariages
• Tenue des registres,
• Rectification d’actes d’état civil et apposition des mentions en marge des actes d’état civil
• Délivrance des actes d’état civil,
• Traitement des courriers adressés au service
• Aide à la mise en place et mise à jour des procédures
• Formation de nouveaux agents

Funéraire :

• Accueil et renseignement du public
• Suivi et contrôle des activités funéraires ainsi que l’application de la législation funéraire,
• Traitement des demandes diverses : déclarations de décès, autorisations de fermeture de cercueil, d’inhumation, de crémation, d’exhumation, acquisition ou renouvellement de concessions funéraires, autres demandes,
• Gestion des reprises des concessions funéraires,
• Mise à jour des concessions funéraires et des plans sur le logiciel
• Conseil sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
• Aide à la mise en place et mise à jour des procédures (fonctionnement, modèle type…) et la mise à jour des plans et du logiciel
• Formation de nouveaux agents
• Gestion de la régie en cas d’absence du régisseur titulaire.

Elections : gestion de la liste électorale et organisation des élections avec la responsable du service

• Contrôle de la complétude et de la régularité des documents collectés en lien avec les autres agents du service (inscriptions, modifications, radiations sur les listes électorales)
• Organisation des réunions et secrétariat de la commission de contrôle des listes électorales et de la commission de propagande (en fonction du scrutin)
• Etablissement des comptes rendus des commissions
• Organisation administrative des scrutins
• Préparation matérielle des scrutins (manutention possible) et coordination des services contributeurs
• Tenue du bureau centralisateur ou d’un bureau de vote lors des scrutins électoraux

Recensement de la population : organisation avec la responsable du service.

Date limite de candidature : 24/07/2024

Profils recherchés :

Vous possédez les compétences et les savoirs professionnelles suivants :

• Bonne connaissance des procédures et règles relatives à l’Etat civil, aux formalités administratives, à la législation funéraire et aux élections

• Aptitude à gérer simultanément différentes tâches
• Très bon relationnel, techniques d’accueil, de régulation et d’écoute
• Esprit d’analyse et qualités rédactionnelles
• Maitrise des outils bureautiques (Office 365) et de logiciels métier (Arpège mélodie opus – état-civil / Civil – élections / Gescime – funéraire)
• Expérience sur un poste similaire ou formation juridique adaptée
• Niveau : bac + 2 souhaité

Si on vous dit… cela vous parle :

• Ponctualité, Grande rigueur dans le travail

• Organisation
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Sens du service public et disponibilité
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’initiative

Conditions particulières liées au poste :

• 35 heures par semaine sur 4,5 jours (ATT le vendredi après-midi).
• Horaires de travail : lundi de 8 h 25 à 12 h et de 12 h 45 à 17 h, mardi et mercredi de 8 h 25 à 12 h et de 13 h 10 à 17 h, jeudi de 8 h 25 à 12 h et de 13 h 20 à 18 h 30 et vendredi de 8 h 25 à 12 h 01
• Participation les week-ends pour les élections.
• Forte contribution attendue à la continuité et la qualité du service public.
• Pics d’activité liés à la clôture de la liste électorale et à la préparation des scrutins

➤ Niveau de rémunération : Selon position statutaire (cadre C) et pour les non titulaires en référence avec le cadre d’emploi des adjoints administratifs, régime indemnitaire (parts fixe et variable), Plan de Déplacement Administratif avec prise en charge à hauteur de 75% des abonnements, 13ème mois, chèque déjeuner, COS38 et COS Eybens.

Bien plus qu’un employeur, venir travailler à Eybens c’est partager des valeurs, retrouver du sens au travail et porter une mission de service public. Nos agents vous le diront : à Eybens, on ne s’ennuie jamais !

Pour plus d’information sur le poste : WERLE Françoise francoise.werle@eybens.fr

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à Monsieur le Maire d'Eybens : Mairie d'Eybens - CS 105 - 38321 EYBENS CEDEX par courrier ou en ligne via le formulaire de réponse disponible sur le site de la ville avant le 17/07/2024.

Les premiers entretiens sont prévus le fin juillet 2024.